Neue Funktionen in Ihrer  COMSELL  Auftragsbearbeitung ab März 2001.  

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Neues in COMSELL ab 27.03.2001

ComSellSM – Sales Manager

Im Verlauf der Programmierung von Modul 11 – ‘Aussendienst‘ wurden alle COMSELL-Funktionen überarbeitet, verschiedene Verbesserungen betreffen nicht nur Modul 11, sondern kommen allen COMSELL-Benutzern zugute:

-          Nummernkreise: manuelles Festlegen der Offerte-/Rechnungs-/Auftrag-Nr möglich

-          Offerte / Auftrag kopieren: Ziel-Rechnungsgruppe

-          Verzeichniswahl

-          Protokollierung aller Änderungen an den Daten

-          Administratoren-Eintrag in Mitarbeitertabelle: nur Administratoren können Mitarbeiter- und Lohndaten erfassen und ändern, sowie Auszahlungen für Löhne einsehen

-          Kursteilnehmer : Diplom-Datum

Mit dem Aussendienst -Modul können Sie z.B.

-          Direkt beim Kunden zuhause eine Offerte erstellen...

-          ...und zugleich einen Telefonanruf an den Kunden terminieren für die Sekretärin im Büro

-          COMSELL auf Rechner mit verschiedenen Office Versionen benutzen

-          Mit Laptop und Mobiltelefon eine noch nie dagewesene Bewegungsfreiheit geniessen – Sie arbeiten wo und wie Sie wollen – der Rechner im Büro erhält immer automatisch die aktuellen Daten.

Mit dem COMSELL – Aussendienstmodul können Daten von verschiedenen Benutzern dezentral erfasst werden. Die Aktualisierung der angeschlossenen Datenbanken geschieht wahlweise automatisch oder manuell über EMail oder über eine Lokale Netzwerkserver-Verbindung (LAN).

Der Datenaustausch  kann manuell oder automatisch gestartet werden. Diese Einstellung wird unter ‚Optionen‘ gespeichert. Um den Datenaustausch manuell auszulösen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Datenaustausch‘.

COMSELL stellt durch benutzen verschiedener Nummernkreise  die Datenintegrität (soweit möglich) sicher.

WICHTIG: Führen Sie vor dem Verteilen der Original-Datenquelle (ComData97.mdb) die Funktion ‚Nummernkreise aktualisieren‘ für jede Aussendienststelle aus.

Im Register 'Aussendienststellen‘ werden die verschiedenen Teilnehmer des Datenaustausches  erfasst. Jeder Aussendienststellen-Eintrag erhält eine eindeutige Nr, eine Bezeichnung und, falls vorhanden, Email- und Netzwerkadresse gespeichert. Da, falls Sie die Nummernkreise  automatisch setzen lassen, diese auf der Aussendienststellen-Nr berechnet werden, teilen Sie der Hauptstation mit Vorteil die Nummer 0 zu. 

Falls ein Rechner nicht über Outlook-Email verfügt, können trotzdem alle Teilnehmer über ein Relay-Rechner erreicht werden: Geben Sie für Teilnehmer ohne direkte Netzwerkverbindung die Netzwerkadresse eines verfügbaren Rechners mit Outlook-Email ein. Beim Datenexport werden die Export-Dateien für alle solche Teilnehmer auf diesen Relay-Rechner kopiert. Auf dem Relay-Rechner sind in COMSELL für die Teilnehmer die korrekten Email oder die direkten Netzwerkadressen eingetragen, somit werden die Export-Dateien beim nächsten Datenexport des Relay-Rechners an die richtigen Empfänger zugestellt.

Um Konflikte bei der Vergabe von Index-Nummern (z.B. Kunden-Nummern, Kontakt-Nummern usw.) zu vermeiden, wird von COMSELL automatisch für jede durch die Aussendienststelle aktualisierbare Tabelle einen Nummernkreis erstellt. COMSELL stellt jeweils pro Aussendienststelle  für jede Tabelle eine Million Nummern zur verfügung (z.B. werden für Aussendienststelle 3 Kunden mit Nummern von 3'000'001 bis 3'999'999 erfasst). Die Nummernkreise können jedoch mit Mausklick auf 'Nummernkreise' im Menu 'Aussendienst' auch manuell gesetzt und verändert werden.

Mit der Schaltfläche ‚Nummernkreise aktualisieren‘ können Sie die Nummernreise für die verschiedenen Aussendienststellen erstellen.

Die von einer Aussendienststelle erfassten Daten können beim Datenimport  durch eine andere Aussendienststelle verändert werden. In der Spalte ‚Sperrstufe‘ können Änderungen an fremden Nummernkreisen unterbunden werden – zwei Stufen stehen zur Verfügung ‚keine neuen Daten‘ und ‚keine Änderungen‘.

Unter Optionen können Änderungen an den eigenen Daten beim Dateinimport gesperrt werden oder Sie können solche Änderungen zur Bestätigung anzeigen lassen.

Für jede bearbeitete Datei wird ein Eintrag im Übertragungsprotokoll erstellt.

Festgehalten werden Dateiname, Sender, Empfänger, Erstelldatum, Bestätigt, Eingelesen sowie die Übermittlungsart (Email oder Netzwerk).

Beim Empfangen einer an die lokale Aussendienststelle adressierten Exportdatei wird ein Eintrag mit 'Dateiname' und Datum 'Empfangen' angefügt.

Beim Erstellen einer Exportdatei wird ein Eintrag mit 'Dateiname' und 'Erstelldatum' angefügt. Beim Empfang der entsprechenden '.ret'-Datei wird das Datum 'Bestätigt' gesetzt.

Mit Doppelklick auf den Dateinamen  können für jede Export- oder Import-Datei alle Details angezeigt werden.

Unter ‚Optionen‘ können verschiedene Parameter für den Datenaustausch gesetzt werden:

Mit der Option ‚Datenaustausch  automatisch durchführen‘ wird der Daten-In- und Export automatisch  beim aufstarten und beenden von COMSELL ausgeführt, ohne diesen Eintrag müssen Sie während der Arbeit mit COMSELLmit der Schaltfläche 'Datenaustausch' die Datenübertragung an die in ‚Aussendienststellen' aufgeführten Empfänger starten.

Falls Ihr Rechner nicht für Outlook-Mail eingerichtet ist oder eingerichtet werden kann, müssen Sie die Option ‚Datenaustausch per Outlook-Email‘ deaktivieren. Sie sind dann auf eine Netzwerkverbindung angewiesen, um den Datenaustausch auszuführen. Auch Empfänger ohne direkte Netzwerkverbindung können über ein Relay (s. Aussendienststellen) erreicht werden.

Mit der Option ‚Dokumente und Tabellen auch exportieren‘ werden auch die mit der COMSELL-Dokumenten und Tabellenverwaltung erstellte oder überarbeitete Word-Dokumente und Excel-Tabellen an die verschiedenen Aussendienststellen  verteilt. Die Adressierung und Übertragung der Dateien erfolgt analog den Export-Dateien.

Um zu vermeiden dass unabsichtlich Daten einer anderen Aussendienststelle geändert werden, aktivieren Sie die Option 'beim editieren in fremdem Nummernkreis warnen'. Sie werden somit vor dem abspeichern von Änderungen eines Datensatzes, der nicht in Ihrem Nummernkreis liegt, gefragt ob Sie den Datensatz wirklich ändern wollen.

Mit Modul 11 'Aussendienst' werden Änderungen an der Lokalen Datenbank in einer Log-Datei gespeichert.

Beim Datenaustausch wird diese Datei an die erfassten Empfänger gesandt und die von anderen Aussendienst -Stationen erhaltenen Export-Dateien in die lokale Datenbank eingelesen. Bei der Datenübermittlung wird jeweils geprüft, ob das unter ‚Aussendienststellen‘ aufgeführte Netzwerk-Verzeichnis angesprochen kann. Wenn ja, werden die an diesen Empfänger adressierten Dateien direkt in dieses Verzeichnis kopiert. Falls kein Netzwerk-Verzeichnis angegeben wurde oder der Empfänger nicht Online ist, wird (bei aktivierter Option ‚Outlook-Email benutzen‘) ein Email mit der Datei als Anhang erstellt und im Outlook Ordner 'Postausgang' abgelegt. Falls eine Export-Datei nicht versandt werden kann, wird diese bis zum nächsten Datenexport im Exportverzeichnis belassen.

Beim Datenimport wird zuerst der Outlook Ordner 'Posteingang' nach Emails mit dem Betreff 'ComLog Export' durchsucht. Alle Dateien im Anhang dieser Mails werden in das lokale Export-Verzeichnis (z.B. 'C:\COMSELL\Daten\Export') kopiert und das Email in den Outlook Ordner 'gelöschte Objekte' verschoben.

Der Dateiname  gibt Aufschluss über die Adressierung und die Verwendung der Datei.

An die lokale Datenbank adressierte Dateien mit der Erweiterung '.exp' werden in die Datenbank eingelesen, für jede eingelesene '.exp'-Datei wird eine Datei mit dem gleichen Namen und der Erweiterung '.ret' erstellt.

Für alle an die lokale Datenbank adressierte Dateien mit der Erweiterung '.ret' wird die entsprechende '.ext'-Datei gelöscht und die Empfangsbestätigung im Übertragungsprotokoll festgehalten.

Beim Datenexport werden für jeden Empfänger zuerst die '.ret'-Dateien, anschliessend die ‚.exp‘-Dateien übermittelt. Für jede erfolgreich versandte ‚exp‘-Datei wird eine ‚ext‘-Datei erstellt, die nun ihrerseits auf Bestätigung wartet.

Dateiname

Während der Arbeit werden die durchgeführten Änderungen als SQL-Befehle in einer Log-Datei gespeichert ('C:\COMSELL\Daten\Export\ComLog.exp'). Für den Export wird die Datei für jeden Empfänger in der Tabelle 'Salesmen' umkopiert und anschliessend gelöscht, der neue Dateiname enthält Datum und Zeit des Exports sowie Empfänger und Absender der Daten. Die Dateierweiterung (drei Ziffern nach dem Punkt) gibt Auskunft über den Zweck der Datei.

Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut:

JJMMTTHHNN_ErstelltDurch_ExportAn.Erweiterung

JJ = Jahr

MM = Monat

TT = Tag

HH = Stunde

NN = Minute

ErstelltDurch = Nummer der Aussendienststelle, aus welcher die Daten kommen

ExportAn = Empfänger der Daten

Erweiterung = 'exp' : Export-Datei zum Einlesen oder Übermitteln

Erweiterung = 'ext' : Übermittelte Export-Datei

Erweiterung = 'ret' : Empfangsbestätigung

Beispiel 1: '0011231523_2_1.exp' : Export-Datei, am 23.11.2000 um 15:23 Uhr erstellt von Aussendienststelle 2 für den Export an Aussendienststelle 1.

Beispiel 2: '0011231523_2_1.ret' : Empfangsbestätigung für obige Datei, zum übermitteln/übermittelt an/von Aussendienststelle 1 an Aussendienststelle 2.

Dateiaufbau

Die Übermittlungsdatei enthält pro Zeile ein SQL-Befehl sowie die Nr der erstellenden Aussendienststelle und das Datum / die Zeit der Änderung, unterteilt jeweils durch das Zeichen '‡'.