Neue Funktionen in Ihrer COMSELL Auftragsbearbeitung ab Dezember 2004.
Updates auf die neuen Funktionen erhältlich ab 23.12.2004 ! ! !
| Inhalt: |
| Modul 1 - Adressen |
| Neue Standard-Etiketten |
Modul 2 - Auftrag |
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Auswertung der Aufträge – Kreditoren einem Auftrag zuteilen Auszahlungen – Soll-Konto zuweisen BESR-Einzahlungen einlesen |
Modul 4 - Mahnung |
| Mahnungen mit Verzugszins-Berechnung / Eintrag in Kontakte |
Im Dialog ‚Abfrage/Bericht öffnen‘ stehen Ihnen unter ‚Berichte‘ drei neue Etiketten-Formate zur Verfügung: ‚Etikette des aktuellen Kontaktperson‘ druckt eine Etikette der aktuell markierten Kontaktperson. ‚Etikette Clubmitglieder‘ druckt eine Etikette für jede Kontaktperson mit aktiviertem Kontrollkästchen ‚Club‘.
Beim Erstellen der Rechnung haben Sie in der neuen ComSell-Version die Möglichkeit, eine Rechnung als Pro-Forma Rechnung zu definieren. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen ‚Pro-Forma‘ im Dialog ‚Rechnung Erstellen‘ oder nach dem Erstellen der Rechnung das Kontrollkästchen ‚PF‘ in der Rechnungsübersicht (nur möglich wenn noch kein Akonto-Gesuch erstellt wurde).
Die Rechnung wird nach wie vor fortlaufend nummeriert, jedoch nicht mehr in der Rechnungsübersicht als ‚Pendent‘ oder ‚Bezahlt‘ aufgeführt. Um in der Rechnungsübersicht alle Pro-Forma Rechnungen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Pro-Forma‘ (unten im Formular, neben ‚Bezahlt‘ / ‚Pendent‘).
Pro-Forma Rechnungen werden in den Auswahlabfragen ‚RechnungenOffenPerDatum‘ sowie ‚Rechnungen nach Datum und Kunde‘ und ‚Rechnung nach Datum vom Aktuellen Kunden‘ nur angezeigt, falls Sie die Frage ‚Pro-Forma Rechnungen?‘ mit einem ‚J‘ beantworten. Sonst werden wie bisher die aktiven Rechnungen angezeigt.
Pro-Forma Rechnungen werden in der Auftragsübersicht im Total ‚davon zu verrechnen‘ nicht mitgezählt und es können dazu auch keine Einzahlungen erfasst werden.
Um eine Pro-Forma Rechnung in eine aktive Rechnung umzuwandeln, entfernen Sie einfach das Häckchen im Feld ‚PF‘ in der Rechnungsübersicht resp. im Feld ‚Pro-Forma‘ im Dialog ‚Rechnung Ändern‘.
Aus einer Kalkulation kann mit Mausklick auf ‚Kalkulationsübersicht‘ eine Auflistung aller für Offerte oder Auftrag erstellten Kalkulationen angezeigt werden. Mit Doppelklick auf eine Kalkulations-Nr öffnen Sie die entsprechende Kalkulation, mit Doppelklick auf ‚Auftrag-‚ resp. ‚Offerte-Nr‘ wird der entsprechende Auftrag resp. Offerte angezeigt.
In Kalkulationen für Aufträge können mit Mausklick auf ‚Auszahlungen anfügen‘ die Auszahlungen mit dieser Auftrag-Nr (s.unten) bei den Materialkosten aufgeführt werden.
Im Formular ‚Auszahlungen‘ kann nun im Feld ‚Auftrag-Nr‘ der Auftrag, welcher diesen Kreditor betrifft, festgehalten werden. In der Auftragsübersicht werden diese Auszahlungen unter ‚Kreditoren‘ resp. ‚Offene Kreditoren‘ aufsummiert.
In der Auftragsübersicht werden neu auch alle zu einem Auftrag erstellten Rechnungen in den Felder ‚Debitoren‘ resp. ‚Offene Debitoren‘ aufsummiert. Anhand diesen Daten ist eine rasche Auswertung des Bruttoertrages für jeden Auftrag möglich.
Um alle oder offene (ohne Valuta-Datum) Kreditoren eines Auftrags anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Betrag – die entsprechenden Auszahlungen werden angezeigt, mit Doppelklick auf ‚Debitoren‘ oder ‚Offene Debitoren‘ wird die Rechnungsübersicht mit den entsprechenden Rechnungen geöffnet.
Neu ist die Zuteilung eines Soll-Kontos an eine Auszahlung nicht mehr nur mit ‚Modul 7 – Finanzbuchhaltung‘ möglich. Um den Kontoplan zu ergänzen/bearbeiten doppelklicken Sie auf das Feld ‚Soll-Konto‘. Das Format der Auszahlungsübersicht wurde für den Druckvorgang auf einem A4-Quer blatt optimiert.
Zwei neue Berichte ermöglichen das Drucken von Checks um Auszahlungen resp. Gutschriften zu begleichen. Zur Zeit ist das Check-Format der Credit Suisse und der Alpha Rheintal Bank erhältlich, weitere Formate können auf Anfrage hinzugefügt werden. Die Berichte können von Ihnen auch verändert werden um allfällige Unterschiede im Druckbild auszugleichen.
Auszahlungen: Öffnen Sie vom
Formular ‚Auszahlungen‘ den Dialog ‚Abrage / Bericht öffnen‘ (
-
Schaltfläche
in der Symbolleiste) wählen Sie unter ‚Anzeigen‘ ‚Berichte‘,
unter ‚Name‘ wählen Sie ‚CheckCSAuszahlungen‘ oder ‚CheckARBAuszahlungen‘.
Es wird ein Check angezeigt mit der Summe aller Auszahlungen mit demselben
Eintrag in ‚Grund 2‘ wie die markierte Auszahlung. Ohne Eintrag in ‚Grund
2‘ wird lediglich die markierte Auszahlung aufgeführt.
Gutschriften: Öffnen Sie (wie oben beschrieben) von der Rechnungsübersicht aus den Dialog ‚Abfrage / Bericht öffnen‘, wählen Sie ‚CheckCSGutschriften‘ oder ‚CheckARBGutschriften‘. Im Check werden alle Rechnungen mit demselben Eintrag im Feld ‚Bemerkungen‘ wie die markierte Rechnung aufsummiert. Falls die markierte Rechnung kein Eintrag in ‚Bemerkungen‘ hat, werden alle Rechnungen von Aufträgen mit demselben Eintrag in ‚Auftrag-Bezeichnung‘ aufgeführt.
Um einen einzelnen Einzahlungsschein zu bedrucken (Format: Credit Suisse), benutzen Sie den Bericht ‚EZCS‘. Es gelten die gleichen Gruppierungsregeln wie oben unter ‚Checks bedrucken‘/‘Gutschriften‘ aufgeführt.
Mit der neuen ComSell-Version ist es möglich, BESR-Dateien mit Einzahlungsinformationen welche Sie über eine E-Banking-Anwendung heruntergeladen haben, direkt in ComSell einzulesen. BESR-Dateien enthalten als Identifikation des Einzahlenden lediglich die Rechnungs-Nummer aus dem benutzten Einzahlungsschein (Sie erhalten diese von Ihrer Bank resp. der Post). Sie haben die Möglichkeit, jeweils die BESR-Einzahlungsschein-Nummer beim Erstellen der Rechnung anzugeben, oder sicherzustellen, dass der Einzahlungsschein welcher der Rechnung beigelegt wird dieselbe Rechnungs-Nummer aufweist wie die Rechnung.
Aus der Einzahlungsübersicht klicken Sie auf ‚BESR-Datei einlesen‘. Sie werden nun nach dem Verzeichnis gefragt, in welchem sich die heruntergeladene BESR-Datei befindet, mit Mausklick auf ‚OK‘ werden die Einzahlungen in den vorhandenen BESR-Dateien eingelesen und erfasst. Eingelesene BESR-Dateien werden mit der Dateiendung ‚.txt‘ versehen, damit diese nicht mehrmals eingelesen werden können. Nach dem Einlese-Vorgang werden in der Einzahlungsübersicht die soeben neu erfassten Einzahlungen angezeigt.
Einzahlungsscheine automatisch zu jeder Rechnung selbst zu drucken (mit oder ohne vorgedrucktem Betrag, komplett mit Referenznummer) ist nur mit Modul 9 – Zahlungsverkehr möglich!
In der neuen ComSell-Version haben Sie die Möglichkeit, in Kontoauszug, erster und / oder letzter Mahnung einen Verzugszins zu verrechnen. Ob bei einer Mahnstufe (Kontoauszug, erste Mahnung, letzte Mahnung) der Verzugszins verrechnet wird, bestimmen Sie im Formular ‚Mahnstufen‘. Der Prozentsatz wird in den Rechnungs-Zahlungskonditionen festgelegt – dort wo Sie auch die anzahl Tage nach Rechnungsdatum festlegen, ab welchen die Rechnung als verfallen gilt.
Die Höhe der Verzugszinsen kann für jede Zahlungskondition separat definiert werden. Vom Hauptmenu gelangen Sie über 'Systemtabellen bearbeiten' / 'Konditionen' zu den Zahlungsfristen. Geben Sie hier die Höhe des Verzugszinses in Prozent ein. Hier können Sie auch im Text zur Zahlungsfrist auf die Verrechnung von Verzugszinsen hinweisen.
Die Zinsberechnung erfolgt auf den Tag genau ab dem Verfalltag bis zum Mahndatum. Teilzahlungen werden mit einem Minus-Zins berechnet.
Vorankündigung: Demnächst (ca. Ende Januar 2005) werden 2 neue Mahnstufen erhältlich sein: 4 – Betreibungsbegehren und 5 – Rechtsöffnungsgesuch. Bei diesen Mahnstufen werden gleich die entsprechenden Formulare für das Betreibungsamt gedruckt.