Neue Funktionen in Ihrer COMSELL Auftragsbearbeitung ab März 2002.
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Alle Kunden, die Ihr COMSELL
nicht ursprünglich als Demo-Version ohne Registrations-Nummer in Betrieb
genommen haben, erhalten ab dem nächsten Update die Möglichkeit, sämtliche
beliebige COMSELL -
Module unverbindlich 60 Tage lang zu testen: Siehe Anhang (so geht’s)
- Sie können nun COMSELL benutzen, um verschiedene Geschäftszweige als getrennte Mandanten zu führen: Sofern Sie für alle Ihre Mandanten dieselbe Firmenbezeichnung, Ortschaft und dieselben Module verwenden, benötigen Sie keine zusätzliche Benutzerlizenzen und dürfen dieselbe Registrationsnummer mehrmals verwenden. Siehe Anhang (so geht’s).
- Um Ihr COMSELL persönlicher zu gestalten und damit Sie zwischen verschiedenen Mandanten leichter unterscheiden können, wurde die Möglichkeit eingebaut, ein Firmenlogo im Hauptmenu anzeigen zu lassen. Sie brauchen dazu lediglich Ihr eingescanntes Firmenlogo als Bitmap-Datei. Siehe Anhang (so geht’s).
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Word-Dokumente
bearbeiten: Beim Ändern eines
mit der WinWord - Funktion erstellten Dokumentes wird automatisch das Datum der
Bearbeitung beim Kontakt eingetragen.
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Editiersperre: Das
Kunden-Formular sowie die Artikelliste sind nach wie vor für Änderungen
gesperrt. Der Versuch, hier einen Eintrag zu ändern wird jedoch nicht mehr
einfach stillschweigend verweigert, sondern mit einer Warnmeldung quittiert.
Nach bestätigen der Warnmeldung müssen Sie lediglich die Leertaste drücken,
um die Editiersperre zu öffnen und Ihre Änderungen anzubringen.
- Bei Kunden mit Anrede „Herr“ oder „Frau“ sowie bei den Kontaktpersonen kann neu das Kontrollkästchen ‚persönliche Ansprache‘ aktiviert werden. Wenn ‚persönliche Ansprache‘ aktiviert ist wird in Mahnungen und Serienbriefen die ‚Du‘-Form für die Ansprache benutzt (‚Liebe(r) [Vorname]‘ statt ‚Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Nachname]). Serienbriefe erstellen: s. Anhang (so geht’s).
- Beim Kopieren von Aufträgen und Offerten steht Ihnen neu die Auftrags- resp. Offertenübersicht zur Verfügung: Aus Offerte oder Auftrag auf die Kamera – Schaltfläche: der Dialog ‚Artikel kopieren‘ wird geöffnet.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche ‚Auftrag/Offerte in Übersicht suchen‘ [...] öffnet die Auftrags- resp. Offertenübersicht. Wählen Sie nun den Auftrag oder die Offerte aus welcher kopiert werden soll und klicken Sie auf ‚Übernehmen‘. Beim kopieren der Artikel haben Sie neu die Möglichkeit, die Rechnungsgruppe zu bestimmen, in welche die kopierten Artikel eingefügt werden sollen. So kann aus einer Basis-Offerte oder -Auftrag (oder aus der soeben erfassten Offerte/Auftrag) mehrmals in dieselbe Offerte / Auftrag in verschiedene Rechnungs-Gruppe kopiert werden um z.B. mehrere Räume mit ähnlichen Arbeitsgängen zu erfassen.
Neue Optionen:
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Verfallene Rechnungen
melden beim starten von ComSell
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Aufträge bei
Rechnungsstellung als ‚Erledigt‘ datieren (mit Datum ‚Erledigt‘
versehene Aufträge werden ausgeblendet und nur nach Mausklick auf ‚alle Aufträge‘
wieder angezeigt)
- Beim Kunden kann eine ‚Mahnsperre‘ gesetzt werden. Bei aktivierter Mahnsperre wird für diesen Kunden kein Mahnvorschlag erstellt, obwohl auch die verfallenen Rechnungen dieser Kunden in der Mahnliste aufgeführt werden.
- Mit Doppelklick auf den Kunden-Namen in der Mahnliste wird automatisch das Kunden-Formular bei diesem Kunden geöffnet. Wenn Sie nun hier die Mahnsperre setzen kann nach dem schliessen des Kunden – Formulars mit der Schaltfläche ‚Mahnliste neu berechnen‘ die Mahnliste aktualisiert werden. Die Kunden mit Mahnsperre werden nicht mehr zum Mahnen vorgeschlagen.
- Die Option ‚Mahnungen in Kunden-History vermerken‘ bewirkt das jede Mahnung zusammen mit den Nummern der gemahnten Rechnungen in der Kunden-History vermerkt wird (‚Kontakte‘/‚History‘).
- Bei Kunden mit Anrede „Herr“ oder „Frau“ sowie bei den Kontaktpersonen kann neu das Kontrollkästchen ‚persönliche Ansprache‘ aktiviert werden. Wenn ‚persönliche Ansprache‘ aktiviert ist wird in Mahnungen und Serienbriefen die ‚Du‘-Form für die Ansprache benutzt (‚Liebe(r) [Vorname]‘ statt ‚Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Nachname]).
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Neu können auch Verträge erstellt werden, die nicht
an bestimmte Artikel aus einem Kunden-Auftrag gebunden sind.
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Automatische
Verrechnung von fälligen Verträgen:
Nun können aus der Vertragsübersicht alle zur Verrechnung fällige Verträge
angezeigt und in einem einzigen Arbeitsablauf verrechnet werden. Somit eignet
sich das Vertragsmodul hervorragend für
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Mietverträge
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Verrechnung von
Vereins-Mitgliederbeiträgen
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Leasing-Verträge
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Miete-/Kaufverträge
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Abzahlungsverträge
- Auch Ihre Korrespondenz kann nun dezentral erfasst werden: Nicht nur Ihre COMSELL-Daten sondern auch Word-Dokumente und Excel-Tabellen, die von COMSELL aus erstellt wurden, werden nun automatisch an alle Teilnehmer Ihres Mobile-Office weitergeleitet.
Als Korrekturhilfe beim Erfassen von Ein- und Auszahlungen in ComSell steht Ihnen neu die Möglichkeit zur Verfügung, den laufenden Saldo eines Zahlungsverkehr-Kontos anzuzeigen. (s. Anhang ‚so geht’s‘)
- Bisher mussten Sie manuell das ‚Erledigt‘-Datum im Auftrag erfassen, um ein Auftrag auszublenden.. In neueren ComSell – Versionen wurde die Option ‚Aufträge beim Erstellen der Schlussrechnung als erledigt datieren‘ verfügbar.
- Neu haben Sie die Möglichkeit, bei Bezahlung der Schlussrechnung den dazugehörenden Auftrag automatisch als ‚Erledigt’ datieren zu lassen. (s. Anhang ‚so geht’s‘)
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Unbegrenzte Anzahl Abzüge
in Prozent oder als Betrag in Offerte und Rechnung
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Option: Aufträge bei
Zahlungseingang als ‚Erledigt‘ datieren
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Archivierungsfunktion
- Nicht nur Artikel, sondern auch Stundenleistungen können aus bestehenden Aufträgen kopiert werden.
Und so geht’s:
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Update installieren
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Vom Hauptmenu aus auf ‚Systemtabellen‘ / ‚COMSELL-Benutzerinfos‘
um das Registrations-Formular zu öffnen
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Aktivieren Sie nun beliebige COMSELL-Module
mit Mausklick auf die entsprechende Options-Kästchen
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Mit Mausklick auf ‚Demo?‘ wird Ihnen mitgeteilt, wie lange die
Demo-Version noch aktiv ist.
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Nach Ablauf der 60 Tage werden Sie aufgefordert, die neue
Registrations-Nummer einzugeben. Sie können nun entweder
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die erwünschten Module bei ComServ bestellen, Sie erhalten umgehend die
neue Registrations-Nummer
oder
- die zuvor aktivierten COMSELL-Module wieder deaktivieren.
Und so geht’s:
Serienbriefe können für eine oder mehrere Adressen-Gruppen erstellt werden. Sie müssen also vorerst für alle anzuschreibende Adressen dieselbe Gruppierung(en) gewählt haben.
Klicken Sie vom Hauptmenu aus auf ‚Adressen‘. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag oder ein leeres Feld unter ‚Gruppierungen‘ öffnen Sie die Liste der Adressen-Gruppierungen (Hier können Sie auch neu benötigte Gruppierungen erfassen).
- Merken Sie sich die Nummern der anzuschreibenden Adressen-Gruppierungen.
- Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche ‚Serienbrief erstellen‘ werden Sie gefragt für wie viele der erfassten Adressen-Gruppierungen Sie den Serienbrief erstellen möchten. Geben Sie hier die Anzahl anzuschreibende Adressen-Gruppierungen ein. Anschliessend werden Sie nach den einzelnen Gruppen-Nummern gefragt.
- Nach Eingabe der Gruppen-Nummern wird eine Serienbrief-Steuerdatei erstellt und mit einem Word-Dokument verknüpft, welches anschliessend gleich geöffnet wird. Schreiben Sie nun Ihren Brief.
- Mit Mausklick auf ‚Ausgabe in Neues Dokument‘ wird ein neues Dokument erstellt, in welchem die Adressen und Anreden im Brief eingefügt sind. Kontrollieren und ergänzen Sie ggf. dieses Dokument vor dem Drucken.
Und so geht’s:
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Sichern Sie alle Dateien im Ordner C:\COMSELL\Daten,
insbesondere Ihre ComData97.mdb und Ihre ComUser.mdb.
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Nun müssen Sie den Ordner ‚C:\COMSELL‘
umbenennen, z.B. in ‚C:\ComSellAlt\‘
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Führen Sie das Installationsprogramm für das COMSELL-Update
erneut aus.
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Nach der Installation befindet sich auf Ihrer Festplatte nun erneut ein
Ordner ‚C:\ComSell\Daten\‘. Dieser gesamte Ordner müssen Sie umbenennen
z.B. in ‚C:\ComSell\DatenNeu‘
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Kopieren oder verschieben Sie nun den gesamten Ordner ‚Daten‘ aus
‚C:\ComSellAlt\‘ nach ‚C:\COMSELL\‘
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Kopieren Sie die Datei ‚ComUser.mdb‘ aus ‚C:\COMSELL\Daten\‘
nach ‚C:\COMSELL\DatenNeu\‘
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Starten Sie COMSELL
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Mit der Tastenkombination ‚Ctrl-Shift-Q‘ wird das Menu ‚Mandant wählen‘
geöffnet.
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Erfassen Sie nun Ihre
Mandanten mit Nummer, Bezeichnung und Datenpfad (Im Beispiel ‚C:\COMSELL\Daten‘
für die bestehenden Daten und ‚C:\COMSELL\DatenNeu‘
für den neu erstellten Mandant)
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Durch anwählen des
Mandanten und Mausklick auf ‚Mandant öffnen‘ werden die Daten des
entsprechenden Mandanten eingebunden.
Um von nun an den
Mandanten zu wechseln, benutzen Sie im Hauptmenu die Tastenkombination
‘Ctrl-Shift-Q‘ (‚Strg-Grossbuchstaben-Q‘) um die Mandantenliste zu öffnen,
wählen ein Mandant und drücken die ‚Enter‘-Taste oder Mausklick auf
‚Mandant öffnen‘.
Und so geht’s:
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Öffnen Sie Ihr Firmenlogo mit einem Bitmap-Editor
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Kopieren Sie einen Ausschnitt der Grafik mit Ihrem Firmenlogo in die
Zwischenablage (markieren, Ctrl+C). Der kopierte Ausschnitt sollte einem Höhen
: Breiten – Verhältnis von 1:2 entsprechen.
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Starten Sie COMSELL
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Unter ‚Systemtabellen‘ /
‚COMSELL -
Benutzerinfos‘ finden Sie neu ein Feld ‚Firmenlogo‘. Klicken Sie auf das
Feld und fügen anschliessend mit ‚Ctrl-V‘ die kopierte Grafik in das Feld
ein.
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Starten Sie COMSELL neu.
Ihr Firmenlogo erscheint nun im Hauptmenu.
Sie können das
Firmenlogo auch in selbst erstellten Berichten benutzen. Als Beispiel benutzen
Sie den Bericht ‚Preisliste‘.
Falls Sie über die SESAM-Schnittstelle verfügen: Öffnen Sie über ‚Hauptmenu‘ / ‚Fibu‘ das Fibu-Menu. Versichern Sie sich, dass unter ‚Optionen‘ der korrekte SESAM-Mandant eingetragen ist, und importieren Sie den Kontenplan mit der Schaltfläche ‚Kontenplan importieren‘. Öffnen Sie anschliessend den Kontenplan und erfassen Sie zu den benötigten Konti den Saldo und das Saldo-Datum ab welchem Sie die Saldoberechnung durchführen wollen.
Falls Sie nicht über die SESAM-Schnittstelle verfügen: Öffnen Sie über ‚Hauptmenu‘ / ‚Systemtabellen‘ / ‚Kontenplan‘ den ComSell – Kontenplan. Erfassen Sie hier die benötigten Fibu-Konti (z.B. 1000 – Kassa , 1010 – Bank , usw.) zusammen mit dem Saldo und Saldo-Datum ab welchem Sie die Saldoberechnung durchführen wollen.
Öffnen Sie über ‚Hauptmenu‘ / ‚Systemtabellen‘ / ‚Zahlungsverkehr-Konten‘ die Zahlungverkehrskonti. Nun müssen Sie jedem Ihrer Zahlungverkehrskonti das dazugehörende Fibu-Konto aus der Auswahlliste zuteilen.
Wenn Sie nun während dem Erfassen von Ein- oder Auszahlungen auf die Schaltfläche ‚Saldi anzeigen‘ klicken, wird ein Fenster geöffnet, in welchem die laufenden Saldi angezeigt werden.
Aufträge mit einem Eintrag im Feld ‚Erledigt‘ werden im Formular ‚Kunden‘ nur angezeigt, wenn die Schaltfläche ‚Alle Aufträge‘ aktiviert ist – so können Sie nicht mehr aktuelle Aufträge aus der Auftragsauswahl beim Kunden entfernen. Erledigte Aufträge werden nach wie vor in der Auftragsübersicht angezeigt. Beim öffnen eines erledigten Auftrags aus der Auftragsübersicht (mit Doppelklick auf die Auftrags-Nr) wird die Schaltfläche ‚alle Aufträge‘ automatisch aktiviert.
Versichern Sie sich, dass die Option ‚Auftrag bei Schlussrechnung als Erledigt datieren‘ auf ‚N‘ gesetzt ist (vom Hauptmenu auf ‚Systemtabellen‘ / ‚Konstanten‘, Konstante ‚RechErl‘). Beim Erfassen der nächsten Schlusszahlung werden Sie gefragt, ob Aufträge beim Erfassen der Schlusszahlung als ‚Erledigt‘ datiert werden sollen. Geben Sie hier ‚J‘ für ja ein.