Sammelrechnung
erstellen / bearbeiten:Neue Funktionen in Ihrer COMSELL Auftragsbearbeitung ab Juni 2005.
Updates auf die neuen Funktionen erhältlich ab 03.08.2005 ! ! !
Modul 1 - Adressen / 2 - Auftrag
Um zu vermeiden, dass rechnungskritische Daten (Zahlungskonditionen, Auftragsarten, Zahlungsverkehrs-Konten), die von Ihnen erfasst wurden, durch einen anderen ComSell-Benutzer geändert oder gelöscht werden, wird neu beim Erfassen eines Datensatzes im Feld ‚Erstellt durch‘ mit das Visum des aktuellen Mitarbeiters eingefügt. Der Datensatz kann anschliessend ausschliesslich durch diesen Mitarbeiter oder einen Systemadministrator (Formular ‚Mitarbeiter‘) geändert werden. Für bereits erfassteZahlungskonditionen, Auftragsarten und ZV-Konten kann nachträglich manuell ein Visum in das Feld ‚Erstellt durch‘ eingesetzt werden. ACHTUNG! Nach setzen des Visums kann der Datensatz wirklich nur durch oben gennnte Personen geändert werden! Wenn Sie also ein Visum einsetzen, welches nicht existiert, kann der Datensatz nur noch durch direktes Eingreifen in die Daten (empfohlen: durch den Softwarehersteller, ComServ) geändert werden.
Wenn Sie nun einen Auftrag und Artikel- oder Stundenleistungen erfassen, wird zum Auftrag den Gesamtwert (‚Auftragwert’) dessen gespeichert. Wenn Sie in der Maske ‚Verrechnen’ Abzüge und Konditionen (Rabatt, Skonto usw.) erfassen, wird der gespeicherte Auftragwert angepasst. Sie müssen die Rechnung nicht erstellen – die Abzüge und Konditionen bleiben erhalten und werden zur Berechnung des Auftragwertes benutzt, auch wenn Sie nun zusätzliche Artikel dem Auftrag zufügen.
In der Auftragsübersicht sehen Sie zu jedem Auftrag den Gesamtwert, den Betrag der bereits gestellten Rechnungen, den Betrag offener Rechnungen, sowie den Betrag der Auszahlungen, Pendent (mit Termin) oder Erledigt (mit Valuta-Datum) die diesem Auftrag zugeteilt wurden.
Um Auszahlungen einem Auftrag zuzuteilen, müssen Sie in der Maske ‚Auszahlungen’ die Auftragsnummer im entsprechenden Feld eingeben.
Beim Ändern eines Artikels im Auftrag springt der Cursor nicht mehr wie bisher zum ersten Artikel. Lediglich nach dem Erfassen eines neuen Artikels wird automatisch eine leere Artikel-Zeile angewählt, sonst bewegt sich der Cursor zum nächsten Feld in der Tab-Reihenfolge.
Eine beliebige Anzahl verschiedener Rechnungen / Gutschriften können nun in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dazu genügt ein Mausklick auf die neue Schaltfläche in der Rechnungsübersicht:
Sammelrechnung
erstellen / bearbeiten:
Mit Mausklick auf diese Schaltfläche öffnen Sie den Dialog zum erstellen / bearbeiten von Sammelrechnungen. Mit diesem Dialog können bereits erstellte, pendente Rechnungen und Gutschriften aus der Rechnungsübersicht zu einer Sammelrechnung zusammenfassen, um z.B. Rechnungen und Gutschriften miteinander zu verrechnen. Für die Teilrechnungen einer Sammelrechnung wird in der Rechnungsübersicht der Rechnungsbetrag als CHF 0.00 angezeigt, Einzahlungen können nun nur noch über die Sammelrechnung erfasst werden.
Um einer
Sammelrechnung eine Rechnung/Gutschrift (Teilrechnung) hinzuzufügen, wählen
Sie die Teilrechnung in der Rechnungsübersicht und klicken Sie anschliessend im
Dialog ‚Sammelrechnung‘ auf ‚Markierte Rechnung‘. Um alle unbezahlten
Rechnungen eines Kunden hinzuzufügen, klicken Sie auf ‚Alle offenen
Rechnungen‘. Um eine Teilrechnung aus einer Sammelrechnung zu entfernen,
markieren Sie diese ( im Dialog! ) und klicken Sie auf
Im selben Dialog können Sie eine bereits erstellte Sammelrechnung wieder löschen, die Zahlungskonditionen, Verrechnungsadresse oder Kontoangaben ändern und weitere Rechnungen der Sammelrechnung hinzufügen resp. Teilrechnungen wieder entfernen.:
Wählen Sie in der Rechnungsübersicht die zu ändernde Sammelrechnungen oder eine der Teilrechnungen davon und klicken Sie auf die ‚erstellen / bearbeiten‘- Schaltfläche um den Dialog zu öffnen.
Mit der
Schaltfläche im
Dialogfenster selbst, können Sie die Anzeige der Rechnungen in der Rechnungsübersicht
auf Sammelrechnungen eingrenzen. Um anschliessend wieder alle Rechnungen
anzuzeigen, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen ‚Nur
Sammelrechnungen‘ unten rechts in der Rechnungsübersicht (das Kontrollkästchen
ist erst nach eingrenzen der Anzeige auf Sammelrechnungen sichtbar).
In der neusten ComSell-Version wurde das Erstellen von Rechnungen mit vorgedruckten Einzahlungsscheine verbessert, die Funktionen sind nicht mehr erst ab Modul 6 – Zahlungsverkehr, sondern bereits ab Modul 2 – Auftrag verfügbar.
Im ComSell-Mahnmodul ist eine 4. Mahnstufe eingeführt worden – nach der 3. und letzten Mahnung kann nun ein Betreibungsbegehren gestellt werden. Die Handhabung des Betreibungsbegehrens läuft gleich ab wie bei den Mahnungen, ausser dass nun für jede Ortschaft resp. Postleitzahl das dazugehörende Betreibungsamt erfasst wird. Verschiedene Betreibungsämter in der Ostschweiz sowie deren Postcheck-Konti sind bereits im Postleitzahlen-Verzeichnis des Updates enthalten. Beim Erstellen von Betreibungsbegehren werden die Ortschaften der Kunden, welche in die 4. Mahnstufe kommen abgefragt, und die Ortschaften ohne zugeteiltem Betreibungsamt angezeigt.
Falls beim ‚Konto für Auszahlungen / Kostenvorschuss ‘, (unter ‚Mahnstufen ändern‘) die Option ‚Auszahlungen per DTA-Datei übermitteln‘ aktiviert wurde, wird geprüft, ob die benötigten Betreibungsämter auch einen Postcheck- oder Bankkonto-Eintrag haben. Falls nicht, wird gefragt, ob diese Betreibungsämter angezeigt werden sollen, um die fehlenden Kontoangaben zu ergänzen.
Für die Betreibungsbegehren an Betreibungsämter mit Konto-Eintrag wird für den Kostenvorschuss eine Auszahlung erstellt (die DTA-Datei muss anschliessend noch vom Benutzer erstellt und versandt werden)
Das gedruckte Betreibungsbegehren wird entsprechend mit ‚Überweisung auf das Konto des Betreibungsamtes wurde bereits veranlasst‘ beschriftet. Die übrigen Begehren müssen manuell mit ‚Barzahlung’ oder ‚gegen Rechnung‘ markiert werden (‚nicht zutreffendes streichen’).
Ankündigung: Im nächsten Update wird auch das ‚Begehren um Fortsetzung der Betreibung’ als fünfte Mahnstufe erhältlich sein!
Neu ist der Export der Daten in Ihre Buchhaltung auch bei MWSt-Abrechnung nach Vereinbarten entgelten möglich. Bei Umstellung von ‚Vereinnahmt‘ auf ‚Vereinbart‘ müssen Sie unter ‚Fibu‘ / ‚Optionen‘ diesen Eintrag entsprechend anpassen. Die weiteren vom Programm benötigten Parameterangaben werden bei Bedarf abgefragt.